Comment apporter une touche d’originalité à vos rapports d’activités ?

Cet article s’adresse plus particulièrement aux personnes qui œuvrent au sein d’un service communication et qui ont la (lourde) tâche de produire, d’ici la fin du 1er semestre de l’année, le rapport annuel d’activités de leur structure. Je suis passée par là, je sais ce que vous ressentez. Cependant, si c’est une obligation à laquelle vous ne pouvez pas vous soustraire, il représente également un bel outil de communication à côté duquel vous ne pouvez pas passer. C’est pour cela que j’ai décidé de votre offrir un petit cadeau : vous trouverez dans les lignes qui vont suivre quelques conseils pour gérer sereinement ce dossier Ô combien chronophage et pas des plus fun, soyons honnête !

Voilà, les fêtes de fin d’année ne sont plus qu’un lointain souvenir et pourtant… vous avez toujours une vague gueule de bois, un petit quelque chose qui vous gène et qui vous procure de l’inconfort mais que vous n’arrivez pas à identifier… Moi je sais ce qui vous tracasse : la réalisation de votre très cher bilan d’activité de l’année qui vient de s’achever !

Un exercice de recherches et de synthèse

Vous allez pour cela devoir dénicher toutes les infos chiffrées et faits marquants des 12 derniers mois pour en faire un résumé. Vous appréhendez déjà les innombrables relances auprès de vos collègues qui vous promettront de vous rendre ça fin de semaine prochaine mais qui ne le feront pas. Après ce qui ressemblera de très près à du harcèlement, certains vous fourniront les éléments tant attendus quand d’autres vous renverront vers divers sources obscures dont vous devrez vous satisfaire mais surtout extraire ce que vous cherchez.

Ensuite, viendra la phase de rédaction, dont la dead line doit être aux alentours de fin mars, histoire de rendre le document lisible pour le commun des mortels. Une fois cela terminé, le mois d’avril verra l’étape de la mise en page, réalisée en interne si un membre de l’équipe dispose des compétences ou via un prestataire extérieur. Après moult relectures attentives à traquer les coquilles, incohérences de chiffres et autres inexactitudes, viendra le temps du BAT et de l’impression. Vous pourrez enfin souffler… Enfin jusqu’à réception du rapport, qu’une fois entre vos mains vous ne pourrez pas vous empêcher de relire à la recherche des erreurs que vos yeux, pourtant rompus à cet exercice, auront malheureusement laissé passer ! Mais malgré tout, c’est avec le sentiment d’un dur labeur accompli que vous diffuserez allégrement ce précieux document.

Et un outil de communication stratégique

Ça sent le vécu, hein ? Et bien oui, j’ai rédigé un tas de rapports d’activités ! Non seulement c’est un travail de fourmi qui exige rigueur et précision, mais qui peut aussi se révéler ingrat. Car oui, la question que je me suis posée à chaque édition finalisée était : “Mais qui va vraiment lire ça ? ”. Le nombre de lecteurs rapporté au nombre d’heures passées et à l’énergie dépensée (je fais volontairement l’impasse sur l’aspect financier) peut souvent être synonyme de frustration et d’un grand vide intérieur. Alors pour vous éviter cet état, et parce que je me refuse à toute forme de fatalisme, voici quelques astuces pour rendre votre rapport annuel aussi passionnant qu’un thriller financier ou que la dernière série à suspens !

  • Osez l’originalité !
    Adieu document triste et austère ! Imaginer un monde où votre rapport annuel ne se limite pas à des chiffres et à des graphiques monotones, c’est possible ! Pour attirer l’attention, intégrez des anecdotes inspirantes sur les moments forts de l’année écoulée. Ajoutez des visuels percutants pour rendre les données plus digestes. N’ayez pas peur d’injecter une petite pointe d’humour professionnel pour égayer l’ensemble.
  • Suscitez l’intérêt
    La clé du succès réside dans l’envie de votre audience de lire votre rapport d’un bout à l’autre. Créez une expérience de lecture grâce à une structure narrative fluide. Utilisez un langage clair : tout recours au jargon complexe propre à votre domaine d’activité est à bannir ! Vous devrez pour cela certainement tenir tête à quelques uns de vos collègues qui ne jurent que par ça ! Mais grâce à votre force de persuasion vous arriverez sans mal à leur prouver que c’est pour leur bien… Mettez en avant les réussites, les innovations de votre structure et montrer sa véritable essence. Vous ferez ainsi naître chez vos lecteurs l’envie de de mieux vous connaître.
  • Optez pour un format et une mise en forme audacieuse
    Le défaut des rapports annuels ? Ils se ressemblent tous !!! Aussi, démarquez-vous pour transformer votre rapport annuel en un œuvre originale et distrayante qu’on a envie de lire pendant sa pause café ! Laissez parler votre créativité : mettez de la couleur, des encadrés attractifs et des visuels ludiques. Marquez les esprits en sortant du classique A4 : choisissez un format plus grand, afin qu’il dépasse lorsqu’il se trouve au milieu d’autres documents, ou au contraire plus petit pour être facilement transportable et plus facile à prendre en main. Vous pouvez aussi miser sur l’impression : fiches détachables, pliages originaux ou encore en mode journal de presse.
  • Humanisez-le !
    On oublie souvent que derrière les activités réalisées il y a des êtres humains. N’hésitez donc pas à leur rendre hommage en leur donnant la parole, en les faisant parler à la 1ère personne. Usez du style questions / réponses pour dynamiser la rédaction car ce sont également des êtres humains qui vont le lire. Ne soyez donc pas ennuyeux mais jouez avec les différents styles d’écriture. Faites ressortir des phrases clés, des expressions percutantes au travers d’exergues. Cela aérera la lecture et la rendra plus digeste.

A vous de jouer !

Ai-je réussi à vous convaincre que vous pouvez non seulement rendre cet exercice annuel divertissant, mais que vous avez aussi une carte intéressante à jouer en termes de communication d’entreprise ? En en faisant un support original et percutant, vous marquerez les esprits de vos lecteurs et donnerez une image moderne de votre structure. Il aura l’avantage d’informer tout en captivant votre auditoire : il sera ainsi lu mais également apprécié ! Il est temps de révolutionner le rapport annuel en disant adieu à l’ennui et en faisant de lui une véritable œuvre d’art professionnelle !

Vous manquez de temps pour passer à l’action ? Faites appel à une experte ! Grâce à mes expériences dans le domaine ainsi qu’à mes compétences de rédactrice, je vous aiderai à surmonter cette épreuve, dans les temps et avec un minimum de stress !